Młodszy specjalista ds. administracyjnych (k/m)

Wykształcenie wyższe (preferowane: administracja, zarządzanie, ekonomia )

Minimum 5-letnie doświadczenie na podobnym stanowisku ( 3 lata w obszarze administracji)

Znajomość przepisów archiwalnych oraz specyfiki funkcjonowania archiwum zakładowego

Znajomość pakietu MS Office

Umiejętność pracy zespołowej ( w tym w zespole rozproszonym)

Sumienność, punktualność i terminowość

Umiejętność pracy pod presją czasu, odporność na stres, dyspozycyjność, wysoka kultura osobista

Znajomość prawa administracyjnego, cywilnego

Znajomość zasad księgowości, rachunkowości, procesów zakupowych

Przygotowywanie i aktualizacja regulacji wewnętrznych (regulaminów, instrukcji, procedur).

Koordynowanie procesów oraz realizacja zamówień artykułów biurowych, spożywczych i innych materiałów niezbędnych do funkcjonowania organizacji.

Wsparcie w realizacji zadań związanych z utrzymaniem i doskonaleniem Systemu Zarządzania Jakością, Ochroną Środowiska oraz Bezpieczeństwem i Higieną Pracy (QHSE).

Zarządzanie obiegiem pism w systemie SED.

Zarządzanie obiegiem dokumentów księgowych oraz ich rozliczanie w systemie SAP.

Wykonywanie obowiązków kancelaryjnych związanych z obsługą Kancelarii oraz obiegiem dokumentów w systemie SED.

Wykonywanie obowiązków archiwisty, w tym prowadzenie spraw związanych z archiwizacją dokumentacji w systemie SED Archiwum lub podobnym.

Sporządzanie raportów, zestawień i analiz dotyczących procesów oraz zadań realizowanych przez Departament na potrzeby wewnętrzne i zewnętrzne.

Współpraca z kontrahentami oraz nadzór nad realizacją zawartych umów.

Przygotowywanie i prowadzenie postępowań zakupowych.

Monitorowanie oraz analiza procesów ekonomicznych w odniesieniu do zatwierdzonego planu.

Prowadzenie rozliczeń i realizacja płatności abonamentu RTV.

Przygotowywanie projektów pełnomocnictw oraz wsparcie w opracowywaniu wniosków o ich udzielenie.