Office Assistant

O stanowisku

Poszukujemy osoby na stanowisko Office Assistant, która wesprze działania administracyjne oraz obsługę recepcji w naszym biurze. Do jej zadań należeć będzie organizacja codziennej pracy biurowej, koordynacja kalendarzy oraz dbanie o sprawne funkcjonowanie biura.

Wymagania

• Doświadczenie w pracy biurowej na stanowisku administracyjnym lub recepcyjnym

• Bardzo dobre zdolności komunikacyjne w kontakcie z kolegami i koleżankami z pracy

• Wysokie umiejętności organizacyjne oraz dobre zarządzanie własnym czasem

• Znajomość pakietu Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) na poziomie biegłym oraz narzędzi służących do zarządzania biurem

• Możliwość realizowania wielu zadań w tym samym czasie i skutecznego wyznaczania priorytetów

• Nastawienie na pomoc i profesjonalne, przyjazne podejście do współpracowników

• Skrupulatność i dokładność przy pracy z dokumentacją oraz harmonogramami

• Umiejętność szukania rozwiązań i praca zarówno indywidualna, jak i zespołowa

• Podstawowa wiedza na temat procedur administracyjnych będzie dodatkowym plusem

• Gotowość do dostosowywania się do zmieniających się potrzeb i priorytetów biura

Obowiązki

1. 1

   Obsługa recepcji, obejmująca przyjmowanie gości oraz rejestrowanie i wysyłanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej

2. 2

   Pomoc w sprawach administracyjnych, aby biuro funkcjonowało sprawnie

3. 3

   Planowanie spotkań oraz prowadzenie kalendarzy i harmonogramów

4. 4

   Zamawianie artykułów biurowych i utrzymywanie kontaktu z dostawcami

5. 5

   Przechowywanie i porządkowanie dokumentów, rejestrów oraz prowadzenie systemów archiwizacji

6. 6

   Ułatwianie komunikacji wewnętrznej i współpracy pomiędzy działami

7. 7

   Uczestnictwo w onboardingu nowych pracowników oraz wykonywanie innych obowiązków administracyjnych

8. 8

   Dbanie o to, aby w biurze panowała profesjonalna i przyjazna atmosfera

9. 9

   Pomoc w realizacji doraźnych projektów administracyjnych, gdy zajdzie taka potrzeba

Benefity i zalety

• dofinansowanie zajęć sportowych
• prywatna opieka medyczna
• dofinansowanie nauki języków
• dofinansowanie szkoleń i kursów
• ubezpieczenie na życie
• owoce
• zniżki na firmowe produkty i usługi
• spotkania integracyjne
• program emerytalny
• brak dress code’u
• kawa / herbata
• wyprawka dla dziecka
• paczki świąteczne
• program rekomendacji pracowników
• inicjatywy dobroczynne
• pikniki rodzinne
• jeden krótszy dzień pracy
• dodatkowy urlop