Executive Assistant

Doświadczenie na stanowisku Executive Assistant, Personal Assistant, Asystenta/-ki Zarządu lub w podobnej roli wspierającej kadrę zarządzającą

Bardzo dobra organizacja pracy, samodzielność oraz umiejętność skutecznego zarządzania wieloma zadaniami i priorytetami jednocześnie

Gotowość do dostosowania godzin pracy do bieżącego harmonogramu i potrzeb, w szczególności w okresach wzmożonej aktywności biznesowej, podróży oraz kluczowych projektów

Umiejętność szybkiego reagowania na zmiany, sytuacje nieprzewidziane oraz dynamicznie zmieniające się priorytety

Wysoki poziom samodzielności, odpowiedzialności i proaktywności – oczekujemy osoby, która nie tylko realizuje zadania, ale również przewiduje potrzeby i proponuje rozwiązania

Doskonałe umiejętności komunikacyjne oraz wysoka kultura osobista

Dyskrecja, lojalność oraz bezwzględne przestrzeganie zasad poufności w zakresie informacji biznesowych i prywatnych

Umiejętność pracy pod presją czasu oraz zachowania spokoju i profesjonalizmu w wymagających sytuacjach

Bardzo dobra znajomość języka polskiego i angielskiego w mowie i piśmie, umożliwiająca swobodną komunikację biznesową

Umiejętność profesjonalnego redagowania korespondencji, dokumentów, podsumowań oraz materiałów dla Zarządu

Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office oraz narzędzi do zarządzania kalendarzem, komunikacją i organizacją pracy

Umiejętność efektywnej współpracy z osobami na różnych szczeblach organizacji, partnerami biznesowymi oraz zewnętrznymi usługodawcami

Skrupulatność, terminowość oraz bardzo duża dbałość o szczegóły

Wysoko rozwinięta umiejętność ustalania priorytetów oraz oceny, które sprawy wymagają natychmiastowej uwagi Zarządu

Gotowość do okazjonalnych krajowych i zagranicznych podróży służbowych.

Prosimy o przesyłanie CV w języku angielskim

Bardzo dobra znajomość języka rosyjskiego

Doświadczenie w bezpośredniej współpracy z CEO, właścicielem firmy lub członkami Zarządu

Doświadczenie w pracy w dynamicznym, szybko rozwijającym się środowisku biznesowym

Zarządzanie kalendarzem i koordynacja spotkań:

Kompleksowe zarządzanie i koordynowanie kalendarza CEO

Planowanie spotkań wewnętrznych i zewnętrznych

Koordynowanie terminów, godzin oraz uczestników spotkań

Zapewnienie właściwej priorytetyzacji zobowiązań i harmonogramu CEO

Przygotowywanie agend spotkań oraz niezbędnych materiałów

Przypominanie o kluczowych terminach, spotkaniach i zobowiązaniach

Zarządzanie zmianami w harmonogramie oraz rozwiązywanie konfliktów w kalendarzu.

Zarządzanie komunikacją i korespondencją:

Bieżące zarządzanie pocztą elektroniczną oraz korespondencją pisemną

Weryfikowanie przychodzących wiadomości i identyfikowanie spraw wymagających pilnej uwagi

Przygotowywanie i redagowanie wiadomości e-mail, pism oraz odpowiedzi w imieniu CEO

Komunikacja z klientami, partnerami biznesowymi, dostawcami oraz innymi interesariuszami

Zapewnienie sprawnego i terminowego przepływu informacji pomiędzy Zarządem a zespołem.

Koordynacja podróży służbowych:

Kompleksowa organizacja krajowych i zagranicznych podróży służbowych

Rezerwowanie lotów, zakwaterowania, transferów oraz innych środków transportu

Przygotowywanie szczegółowych planów podróży

Zarządzanie zmianami oraz nieprzewidzianymi sytuacjami podczas podróży służbowych