Asystent / Asystentka Zarządu i Biura

Minimum 2 lata doświadczenia na stanowisku asystentki/asystenta zarządu, office managera lub podobnym.

Biegła znajomość pakietu MS Office: Word (pisma, szablony), Excel (tabele, filtry, podstawowe formuły), Outlook (kalendarze, spotkania), PowerPoint, a także Teams.

Doskonałe umiejętności organizacji obiegu i archiwizacji dokumentów w wersji papierowej i elektronicznej, w tym porządkowania struktury folderów na dysku sieciowym.

Umiejętność redagowania oficjalnej korespondencji.

Doskonała organizacja pracy, umiejętność ustalania priorytetów i pracy wielozadaniowej.

Wysoki poziom dyskrecji, odpowiedzialność w pracy z danymi poufnymi.

Wysoka kultura osobista, komunikatywność i umiejętności interpersonalne.

Samodzielność, inicjatywa i proaktywne podejście do zadań.

Dokładność, rzetelność i sumienność.

Umiejętność pracy w zespole i pod presją czasu.

Znajomość branży deweloperskiej (proces inwestycyjny, dokumentacja budowlana, współpraca z urzędami i notariuszami).

Kompleksowa obsługa administracyjna Biura i Biura Zarządu.

Planowanie kalendarza Zarządu, organizowanie spotkań (wewnętrznych, z kontrahentami, inwestorami i bankami), rezerwacje i organizacja wyjazdów służbowych.

Wsparcie Zarządu w codziennych obowiązkach oraz koordynacja zadań specjalnych zleconych przez Zarząd.

Zbieranie i porządkowanie informacji, przygotowywanie ich syntetycznych podsumowań dla Zarządu.

Przygotowywanie dokumentów, pism, raportów, zestawień w Excelu, prezentacji oraz protokołów i notatek ze spotkań.

Sprawny obieg, rejestracja i archiwizacja dokumentów w wersji papierowej i elektronicznej (w tym na dysku sieciowym), prowadzenie rejestrów umów, pełnomocnictw i korespondencji.

Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej (tradycyjnej i elektronicznej), kontakt z kurierami i pocztą.

Załatwianie spraw w urzędach, u notariuszy, w bankach i u kontrahentów – wyjazdy służbowe na terenie Trójmiasta i okolic.

Wsparcie w obiegu dokumentacji związanej z realizowanymi inwestycjami (m.in. pozwolenia, decyzje administracyjne, umowy z wykonawcami i nabywcami).

Wstępna weryfikacja i przekazywanie faktur oraz dokumentów do księgowości.

Przyjmowanie gości i opieka nad nimi, obsługa recepcji i telefonów.

Dbanie o sprawne funkcjonowanie biura: zamawianie materiałów biurowych i wyposażenia, kontakt z dostawcami usług (IT, sprzątanie, media, serwis urządzeń).

Współpraca z działami wewnętrznymi oraz kontrahentami zewnętrznymi.