Asystent / Asystentka Zarządu (Operations & Administration)

O stanowisku

Za co będziesz odpowiadać

• Główny zakres obowiązków:

• bieżące wsparcie Zarządu w zadaniach operacyjnych i administracyjnych,

• priorytetowanie zadań z uwzględnieniem zmiennej wagi i pilności,

• pilnowanie checklist, terminów i procesów (zarówno deadlinowych, jak i ad-hoc),

• porządkowanie dokumentów i tematów „wiszących",

• zdejmowanie tematów operacyjnych z Zarządu i proponowanie rozwiązań.

• Wsparcie księgowo-kadrowe (operacyjnie):

• przygotowywanie i wysyłka dokumentacji do księgowości,

• pomoc przy naliczaniu wypłat dla pracowników,

• administracja urlopów i nieobecności,

• pilnowanie kompletności dokumentów pracowniczych.

• Marketing (operacyjnie):

• wsparcie zespołu marketingu w zadaniach bieżących,

• koordynacja publikacji treści (blog, social media, newsletter),

• dbanie o regularność komunikacji,

• Adaptacja i rozwój:

• otwartość na zmiany w rutynach pracy,

• współudział we wdrożeniach usprawnień (w tym rozwiązań opartych na AI, które wprowadzamy w firmie w celu ulepszenia procesów ),

• zgłaszanie obserwacji o procesach, które wymagają poprawy.

Czego chętnie szukamy

• min. 5 lat doświadczenia na stanowisku Asystenta/ki Zarządu lub bardzo zbliżonym (Office Manager, Executive Assistant, Operations Specialist),

• doświadczenie w pracy w firmie min. 20 - 30 osobowej,

• bardzo wysoka samodyscyplina i proaktywność,

• umiejętność priorytetowania zadań w środowisku „deadliny + ad-hoc",

• doświadczenie w zadaniach na styku administracji, kadr/płac i wsparcia księgowości,

• otwartość na zmiany rutyn i pracę w zmiennym środowisku,

• bardzo dobra organizacja pracy i samodzielność,

• język angielski – swobodna komunikacja w mowie i piśmie (również telefon),

• język norweski nie jest wymagany (będzie dodatkowym atutem).

Benefity i dodatki

• 100% pracę zdalną – komfort pracy z dowolnego miejsca

• Stabilne zatrudnienie w rozwijającej się firmie

• Atrakcyjny system premiowy uzależniony od wyników

• Możliwość nauki języka norweskiego i podnoszenia kwalifikacji

• Przyjazną atmosferę pracy w zgranym zespole

• Coroczne wyjazdy integracyjne

• Dostęp do nowoczesnych narzędzi pracy

• Forma zatrudnienia (UoP lub B2B) i pełen pakiet kompetencyjny

• Ubezpieczenie oraz karta Benefit